De fleste af os husker den første arbejdsdag i vores etablerede arbejdsliv. Især hvis der var noget, der ikke fungerede optimalt. Det er derfor vigtigt, at du som arbejdsgiver sørger for at byde dine nye medarbejdere velkommen ombord på en måde, så de føler sig taget godt imod.

Specielt hvis du har hyret en vikar med henblik på fastansættelse, de såkaldte try & hire-aftaler, er en god modtagelse af afgørende betydning for det fremtidige samarbejde. Det vil være ærgerligt, hvis en dygtig medarbejder smutter af krogen på grund af for utilstrækkelig introduktion og velkomst.

Onboarding skal være en god oplevelse for alle

Undersøgelser viser, at de arbejdspladser, der har den højeste score inden for medarbejdertilfredshed, er dem, der er gode til at involvere alle medarbejdere i beslutningsprocesserne. Det gælder også, når det handler om at tage imod nye kollegaer.

En plan for, hvordan du tilrettelægger den optimale modtagelse af en ny medarbejder, kan med fordel fastlægges på et ledermøde med deltagelse af samarbejdsudvalg, tillidsrepræsentanter og andre personalegrupper. På den måde er der større chance for, at alle medarbejdere er rustet til at tage imod nye kollegaer.

På et sådant møde kunne du lade alle mand komme med et bud på mål og indhold i et introduktionsforløb ved at spørge gruppen:

• Hvad vil det sige at blive taget godt imod på en ny arbejdsplads?
• Er der særlige behov, en helt ny medarbejder først og fremmest ønsker dækket?
• Hvad skal den nye medarbejder vide om arbejdsmiljøet?
• Hvad forventer I af en ny medarbejder? Og hvad kan han eller hun forvente af kollegaerne?
• Skal den nye medarbejder have tilknyttet én fast kontaktperson?
• Hvordan introducerer vi mest optimalt den nye kollega til virksomhedens kultur og sociale værdier?

Der kan naturligvis være flere gode spørgsmål til mål og indhold afhængig af virksomhedens karakter og opbygning. Når der foreligger nogle gode svar, anvendes disse som inspiration til fastlæggelse af et godt introduktionsforløb. DK Vikarservice er klar med råd og vejledning om procedurerne for en god onboardingproces.

Forberedelse er alfa og omega

Når du har fået udarbejdet en oversigt eller et skema med introduktionsforløbet, skal alle involverede parter have en kopi i god tid før, den nye medarbejder starter. Lav eventuelt en introduktionsmappe med alle de dokumenter og regelsæt, medarbejderen skal sætte sig ind i, så er det hele samlet på ét sted.

Sørg for, at den nye medarbejders plads er gjort helt klar – intet må være overladt til tilfældighederne. Hvad enten vedkommende skal bruge skrivebord eller mandskabsplads, skal du sikre, at ting som navneskilt, adgangskort, nøgler, telefon og nødvendige arbejdsredskaber ligger klar.

Endelig er det en god idé at kontakte den nye medarbejder et par dage før jobstart, selvom I har en helt klar aftale om mødetidspunkt. Send en mail eller en besked om, at du glæder dig til at se ham eller hende på det aftalte tidspunkt, så vil en ny medarbejder altid føle sig ekstra velkommen.

Har du styr på dine onboardingprocedurer, er der stor sandsynlighed for, at du får et omdømme som en seriøs og attraktiv arbejdsplads. Hvem vil ikke gerne virke som en magnet på gode medarbejdere frem for altid at skulle ud og bruge penge på at hverve dem? 

LÆS OGSÅ: Hvad koster en vikar i timen? Brug det rette beregningsgrundlag